Organizacja przewozu towarów objętych nadzorem wymaga uwzględnienia nie tylko i wyłącznie trasy i terminu dostawy, ale również formalności, które towarzyszą transportowi na poszczególnych etapach. W praktyce trudności pojawiają się na prawdę często wtedy, gdy informacje o ładunku, pojeździe i uczestnikach przewozu są przechowywane w różnych dokumentach lub przekazywane między pracownikami za pomocą kilku kanałów. W takiej sytuacji łatwo przeoczyć modyfikację danych lub oprzeć się na wcześniejszej wersji dokumentacji.
Program do obsługi SENT może stanowić część środowiska informatycznego wykorzystywanego w logistyce, w którym gromadzone są informacje potrzebne do przygotowania i prowadzenia zgłoszeń. Znaczenie ma a dodatkowo nie tylko sposób wprowadzania danych, lecz też możliwość ich późniejszego odszukania, sprawdzenia i powiązania z konkretnym transportem. Przy ustalaniu zasad pracy warto rozdzielić czynności realizowane przed rozpoczęciem przewozu od tych, które mogą być konieczne w trakcie jego realizacji. Daje możliwość to określić, na którym etapie potrzebna jest kontrola danych i kto powinien reagować na pojawiające się zmiany.
Jednym z zagadnień związanych z obsługą przewozów jest ustalenie, jakie informacje powinno się przygotować jeszcze przed wysłaniem zgłoszenia. Dane dotyczące towaru, jego ilości, miejsca załadunku oraz planowanej dostawy muszą odpowiadać dokumentacji i realnym warunkom transportu. System do zgłoszeń SENT może porządkować te informacje według przyjętego schematu, a w zależności od dostępnych funkcji także obsługiwać wcześniej zapisane dane. Należy jednak odróżnić sprawdzenie, czy formularz został wypełniony, od zgody, że jego treść jest prawidłowa. Oprogramowanie może wykryć brak wymaganego pola, ale nie zawsze rozpozna, że wpisana wartość nie odpowiada dokumentom przewozowym. Z tego względu ważne jest uwarunkowanie zasad weryfikacji przed przekazaniem zgłoszenia a także sposobu postępowania w razie wykrycia niezgodności. W codziennej pracy przydaje się również czytelna historia zmian, w szczególności gdy przygotowanie dokumentacji i realizacja przewozu należą do obowiązków różnorakich osób. Dzięki temu łatwiej ustalić, które informacje zostały przekształcone i czy aktualna wersja danych jest zgodna z ustaleniami dotyczącymi transportu.
Wprowadzanie kolejnych zgłoszeń według podobnego schematu skłania do poszukiwania sposobności ograniczenia ręcznej pracy. Automatyzacja zgłoszeń SENT może polegać między innymi na pobieraniu informacji z systemu magazynowego, kodu transportowego lub innych źródeł wykorzystywanych w przedsiębiorstwie. Zakres takich działań uzależniony jest od dostępnych integracji, jakości danych i zasad działania poszczególnych narzędzi. Jeżeli w jednym systemie stosowane są inne oznaczenia niż w drugim, samo połączenie aplikacji nie rozwiąże kłopotu. Niezbędne może być przygotowanie reguł przypisywania pól, ujednolicenie formatów a także sprawdzenie, jak oprogramowanie reaguje na brakujące lub niezgodne informacje. Osobnej sugestie wymagają sytuacje nietypowe, np zmiana pojazdu, korekta danych o ładunku lub odwołanie planowanego przewozu. W takich przypadkach proces nie powinien opierać się wyłącznie na powielaniu wcześniejszych ustawień. Powinno się ustalić, które działania mogą być realizowane automatycznie, a które wymagają wyborów pracownika. Istotne jest też regularne sprawdzanie, czy przekazywane dane pozostają obowiązujące, ponieważ błąd w systemie źródłowym może zostać przeniesiony do kolejnych dokumentów bez ponownego ręcznego wpisywania informacji.
Przy organizacji elektronicznej obsługi zgłoszeń trzeba uwzględnić też dostępność systemu, uprawnienia użytkowników i sposób przechowywania dokumentacji. Oczywiście nie każdy pracownik musi mieć możliwość edytowania wszystkich danych, dlatego zakres dostępu powinien odpowiadać wykonywanym zadaniom. Warto też ustalić, jak postępować w sytuacji awarii, utraty połączenia lub braku sposobów przekazania informacji w zwykłym trybie. Procedura awaryjna powinna uwzględniać bieżące wymagania dotyczące zgłoszeń, a nie wyłącznie wewnętrzne zasady bieżące w zakładzie produkcyjnym. Przydatnym elementem organizacji pracy jest prowadzenie ewidencji zgłoszeń w taki sposób, ażeby można było ustalić ich status, wyszukać związane dokumenty i sprawdzić, czy wymagane czynności zostały wykonane. Osoby odpowiedzialne za transport powinny znać również zasady aktualizacji danych a także mieć świadomość tego, kiedy konieczne jest podjęcie dodatkowych działań. Samo wdrożenie narzędzia informatycznego nie zastępuje znajomości obowiązujących przepisów ani testom poprawności informacji. Sposób wykorzystania systemu powinien być dostosowany do rodzaju przewozów, liczby obsługiwanych zgłoszeń i podziału odpowiedzialności między uczestników procesu, z uwzględnieniem przemian w przepisach oraz zasad działania Systemu Elektronicznego Nadzoru Transportu.
Polecamy: aplikacja do SENT.