Przygotowanie przyjęcia w nietypowej przestrzeni wymaga uwzględnienia wielu detali, których nie widać w trakcie krótkich oględzin. Wysokie wnętrze, drewniana konstrukcja, spore przeszklenia czy otoczenie pól i ogrodu mogą wpływać na sposób ustawienia wyposażenia a także przebieg poszczególnych części uroczystości. Wesele w stodole nie sprowadza się więc jedynie do wyboru dekoracji pasujących do drewnianych ścian.
Najpierw warto określić, jak przestrzeń będzie wykorzystywana przez gości. Przeciwnie planuje się układ dla niewielkiej liczby osób, a przeciwnie dla większego przyjęcia, w trakcie którego potrzebne są dodatkowe stoły, miejsce do tańca, zaplecze dla obsługi oraz przestrzeń na sprzęt muzyczny. Zbyt ciasne ustawienie poszczególnych elementów może utrudniać przechodzenie między stołami, dlatego podczas planowania bardzo dobrze pozostawić odpowiednio szerokie przejścia. Znaczenie ma także rozmieszczenie drzwi, okien i wyjść, ponieważ wpływają one na naturalny ruch osób wewnątrz budynku.
Osobnym zagadnieniem jest sposób wykorzystania otoczenia. W sytuacji obiektów położonych wśród zieleni część wydarzenia może być planowana na zewnątrz, natomiast taki scenariusz wymaga uwzględnienia zmiennej pogody. Warto uprzednio ustalić, czy w razie deszczu możliwe jest szybkie przeniesienie zaplanowanych aktywności do środka oraz czy wewnętrzna przestrzeń pomieści dodatkowe elementy. Podczas oglądania miejsca świetnie sprawdzić także nawierzchnię prowadzącą od parkingu do budynku. Mokra trawa, błoto albo nierówna droga mogą posiadać znaczenie dla osób starszych, dzieci czy gości poruszających się z trudnością. W praktyce są to drobiazgi, o których łatwo zapomnieć, gdy zasadniczą uwagę przyciąga wygląd sali. Jeżeli już planowane jest romantyczne wesele w stodole, warto także rozważyć oświetlenie terenu po zachodzie słońca. Lampy znajdujące się przy wejściach, ścieżkach i parkingu pełnią inną funkcję niż światło dekoracyjne wewnątrz budynku, dlatego wszystkie te elementy powinny być rozpatrywane osobno.
Na odbiór przestrzeni wpływa też temperatura i wentylacja. Stodoła może nagrzewać się w słoneczny dzień, szczególnie gdy ma bardzo duże przeszklenia, natomiast wieczorem sytuacja może się zmienić. Dlatego podczas wyboru miejsca warto sprawdzić, jakie rozwiązania zastosowano do ogrzewania, chłodzenia i podmiany powietrza. Nie powinno się też pomijać akustyki. Duża kubatura i twarde powierzchnie mogą powodować odbijanie dźwięku, przez co rozmowa przy stole staje się trudniejsza, a muzyka może być odbierana inaczej niż w pomieszczeniu o niższym suficie i większej liczbie miękkich materiałów. W tym przypadku znaczenie ma nie tylko sprzęt nagłośnieniowy, ale też ustawienie głośników, stołów i parkietu. Podczas przygotowań bardzo dobrze zwrócić uwagę na dostęp do gniazd elektrycznych oraz sposobność poprowadzenia przewodów w sposób, który nie będzie przeszkadzał w poruszaniu się. Takie kwestie techniczne zwykle ukazują się dopiero na etapie montażu, dlatego ich wcześniejsze sprawdzenie daje możliwość uniknąć zmian w ostatniej chwili.
Istotna jest także organizacja zaplecza, ponieważ samo miejsce dla gości stanowi tylko część niezbędnej przestrzeni. Obiekt weselny powinien być oceniany też pod względem miejsca do przechowywania towarów, naczyń, sprzętu oraz rzeczy należących do obsługi. Jeśli catering jest dostarczany z zewnątrz, znaczenie ma możliwość na prawdę wygodnego rozładunku oraz odległość między zapleczem a salą. Jednakowo wygląda kwestia dekoracji. Nie każdą ozdobę można przymocować do drewnianych elementów, a cięższe konstrukcje mogą wymagać określonego sposobu ustawienia. Warto przedtem ustalić, jakie zmiany w wystroju są dopuszczalne i ile czasu można przeznaczyć na montaż a także późniejsze sprzątanie. W sytuacji przestrzeni oddalonych od miasta dochodzą kwestie transportu i czasu potrzebnego na dostarczenie wyposażenia. Z perspektywy organizacji istotne jest zatem nie tylko i wyłącznie to, jak miejsce wygląda w trakcie pierwszej wizyty, ale także jak działa wtedy, gdy równocześnie pracują tam kucharze, obsługa, muzycy, dekoratorzy i pozostali wykonawcy.
Więcej: Ostoja Borucza wesele.