Prowadzenie działalności związanej z przygotowywaniem posiłków wymaga uwzględnienia wielu zasad dotyczących postępowania z żywnością. Nie chodzi jedynie o przestrzeganie podstawowych reguł higieny, niemniej jednak także o zarządzanie procesów, które zachodzą na zapleczu kuchennym i w pomieszczeniach magazynowych. Istotnym zagadnieniem jest tutaj identyfikacja zagrożeń biologicznych, chemicznych i fizycznych, mogących pojawić się na różnorakich etapach pracy.
System HACCP porządkuje te kwestie poprzez określenie konkretnych procedur, zasad sprawdzeniu a także sposobności reagowania na nieprawidłowości. W gastronomii znaczenie mają między innymi warunki transportu surowców, sposób rozmrażania produktów, obróbka termiczna oraz czas przechowywania gotowych potraw. Każdy z owych procesów wymaga osobnego podejścia, ponieważ niedociągnięcia mogą wynikać z różnych przyczyn i wymagać odmiennych działań.
Przed rozpoczęciem pracy nad dokumentacją powinno się z uwagą analizować przepływ żywności w zakładzie. W praktyce znaczy to sprawdzenie, gdzie trafiają dostawy, w jaki sposób są dzielone produkty, gdzie odbywa się ich obróbka i jak przebiega wydawanie posiłków. Wdrażanie HACCP powinno uwzględniać też codzienne ograniczenia organizacyjne (sprawdź też: wdrażanie haccp). Przykładowo niewielka kuchnia może posiadać ograniczoną liczbę stanowisk roboczych, co wpływa na kolejność wykonywania czynności i możliwość oddzielenia poszczególnych rodzajów produktów. W takim wypadku należy określić zasady korzystania z powierzchni i sprzętu, oraz częstotliwość ich czyszczenia. Osobnej analizy wymagają dostawy, ponieważ sam termin przydatności do spożycia nie przesądza o stanie produktu. Znaczenie ma także temperatura podczas transportu, wygląd opakowania i warunki, w jakich surowiec zostaje przyjęty. Jeżeli już ukazują się wątpliwości, procedura powinna określać sposób postępowania z zakwestionowaną partią towaru.
W zwyczajnym funkcjonowaniu lokalu relacja gastronomia i HACCP obejmuje również podział odpowiedzialności między pracowników. Niektóre czynności mogą być wykonywane przez cały personel, inne wymagają przypisania konkretnej osobie. Dotyczy to np sprawdzania temperatury urządzeń chłodniczych, prowadzenia zapisów dotyczących mycia powierzchni czy kontrolowania warunków przechowywania produktów. Ważne jest uwarunkowanie, kto dokonuje pomiaru, gdzie zapisuje wynik i komu zgłasza odchylenia od przyjętych wartości. W praktyce kłopotem bywają niekompletne rejestry, wpisy uzupełniane z opóźnieniem albo brak informacji o podjętych działaniach. Takie sytuacje utrudniają ocenę, czy procedury są de fakto wykonywane. Dlatego dokumentacja powinna być możliwie prosta, a pracownicy muszą rozumieć, czemu służą poszczególne czynności. Zasady trzeba także uaktualniać po zmianach w wyposażeniu, sposobie przygotowywania potraw albo organizacji stanowisk.
Podczas opracowywania systemu na prawdę często wykorzystywane są wzory haccp, obejmujące przykładowe instrukcje, arkusze monitorowania i formularze rejestrów. Ich wykorzystanie wymaga jednak sprawdzenia, czy odpowiadają warunkom konkretnego miejsca. Gotowy formularz może zawierać pola, które nie mają wykorzystania w danym zakładzie, lub pomijać czynności ważne dla określonego rodzaju produkcji. Nie powinno się więc traktować przykładowych dokumentów jako kompletnego systemu, który można wdrożyć bez przekształceń. Szczególnej sugestie wymagają zapisy dotyczące temperatur, ponieważ powinny odnosić się do w rzeczywistości wykorzystywanych urządzeń i przyjętych zasad przechowywania. Identycznie instrukcje mycia i dezynfekcji muszą uwzględniać rodzaj powierzchni, stosowane środki oraz sposób ich zastosowania zgodny z zaleceniami producenta. Dokumenty powinny być dostępne dla osób wykonujących opisane czynności, a ich tekst musi odpowiadać rzeczywistemu przebiegowi pracy. W przeciwnym razie powstaje rozbieżność między formalnymi procedurami a praktyką, co utrudnia bieżącą kontrolę i ocenę funkcjonowania systemu.
Sprawdź również informacje na stronie: gastronomia.