Wprowadzenie elektronicznego obiegu faktur wpływa na sposób organizacji pracy w działach, które do tej pory korzystały z kilku niezależnych skryptów. Dokument sprzedażowy może powstać w jednym miejscu, dane kontrahenta mogą być pobierane z innej bazy, a informacje potrzebne księgowości znajdować się jeszcze gdzie indziej. W takich warunkach integracja KSeF dotyczy nie tylko przesyłania dokumentów, lecz także ustalenia, jak dane mają przepływać pomiędzy poszczególnymi etapami.
Z praktycznego punktu widzenia ważne jest rozdzielenie procesu wystawienia faktury od procesu jej przekazania do KSeF. Błąd w danych handlowych może pojawić się jeszcze przed wysyłką, a problem techniczny może wystąpić już w trakcie komunikacji z systemem. Oba przypadki wymagają innego działania. Dlatego przy projektowaniu obiegu warto ze starannością określić moment, w którym dokument uznaje się za gotowy do przekazania, a także sposób postępowania, gdy przesłanie nie zakończy się prawidłowo.
Istotną rolę odgrywa także przygotowanie danych wykorzystywanych przy tworzeniu faktur. W codziennej pracy zdarzają się zmiany nazw kontrahentów, adresów, numerów identyfikacyjnych, stawek czy sposobu rozliczenia. O ile informacje pochodzą z kilku źródeł, mogą pojawić się między nimi rozbieżności. Integracja z KSeF nie usuwa takich problemów, ponieważ system może tylko przekazać dane, które zostały wcześniej przygotowane w używanym oprogramowaniu. Z tego powodu przed uruchomieniem konwersji informacji warto sprawdzić, czy poszczególne systemy korzystają z owych samych danych i czy pola wymagane do wystawienia dokumentu są prawidłowo uzupełniane. W praktyce właśnie na tym etapie wychodzą na jaw różnice, których przedtem nie było widać, zwłaszcza gdy jeden dział stosuje inne oznaczenia niż drugi. Czasami niezbędna jest zmiana sposobu zapisywania danych, a zdarza się, że wystarczy uwarunkowanie, które źródło informacji ma mieć pierwszeństwo.
Przy większej liczbie dokumentów znaczenie zyskuje również kontrola statusów. Faktura może znajdować się w systemie jako przygotowana, oczekująca na wysyłkę, przekazana do KSeF albo wymagająca ponownego działania. Sam komunikat o błędzie nie zawsze wystarcza, ponieważ osoba odpowiedzialna za dokument musi jeszcze wiedzieć, co poprawnie powinno wydarzyć się dalej. W bardzo dobrze opisanym procesie określa się więc nie tylko i wyłącznie sposób przesyłania faktur, ale także reakcję na poszczególne zdarzenia. Ma to szczególne znaczenie przy korektach, ponownej wysyłce czy czasowej niedostępności któregoś z używanych narzędzi. Automatyczne ponowienie operacji może być uzasadnione w jednym przypadku, jednak przy błędnych danych może jedynie powtarzać tę samą nieudaną czynność. Z tego względu mechanizmy automatyczne powinny być związane z informacją, która umożliwia rozróżnić błąd wymagający poprawy od kłopotu, który może ustąpić bez zmiany danych.
Ważnym elementem pozostaje też możliwość odtworzenia historii dokumentu. W przypadku pytań dotyczących konkretnej faktury powinno się móc ustalić, kiedy została przygotowana, jakie dane przekazano, kiedy podjęto próbę wysyłki i jaki był wynik tej operacji. Przy ręcznym obiegu takie informacje często znajdują się w wiadomościach, notatkach albo pamięci pracowników, jednak przy wymianie automatycznej powinny wynikać z działania systemów. Integracja KSeF może zatem przemienić nie tylko i wyłącznie sposób przesyłania dokumentów, ale też sposób ich późniejszego sprawdzania. Znaczenie mają ponadto uprawnienia poszczególnych osób, zakres dostępnych informacji a także możliwość utworzenia czynności ręcznie, gdy standardowy proces nie może zostać wykorzystany. Takie sytuacje są częścią normalnej obsługi systemów i warto przewidzieć je jeszcze na etapie ustalania zasad pracy, zamiast dopiero wówczas szukać rozwiązania dla nietypowego przypadku.
Zobacz więcej: API KSeF.