Sposób zorganizowania zaplecza ma duże znaczenie dla przebiegu pracy, szczególnie gdy kilka czynności odbywa się jednocześnie. W codziennej praktyce bardzo szybko okazuje się, że samo posiadanie odpowiednich urządzeń nie rozwiązuje problemu organizacji stanowiska. Liczy się również kolejność wykonywanych prac, odległość między poszczególnymi strefami a także ilość miejsca potrzebnego na przygotowanie produktów.
Sprzęt do gastronomii dobiera się więc nie tylko i wyłącznie według jego przeznaczenia, ale również z uwzględnieniem realnych warunków pomieszczenia. Przeciwnie będzie wyglądało zaplecze, na którym przygotowuje się głównie dania na bieżąco, a zupełnie inaczej przestrzeń przeznaczona do produkcji większych partii żywności. Znaczenie ma też liczba osób pracujących równocześnie, ponieważ zbyt ciasne ustawienie wyposażenia może utrudniać mijanie się przy stanowiskach i dostęp do potrzebnych narzędzi.
Przy wyborze konkretnych elementów warto zwrócić uwagę na ich funkcję oraz częstotliwość użytkowania. Urządzenia do gastronomii mogą wykonywać podobne zadania, niemniej jednak różnić się pojemnością, wymiarami, sposobem obsługi czy wymaganiami dotyczącymi podłączenia. W przypadku intensywnej pracy istotne stają się również czynności realizowane oprócz samym przygotowaniem potraw. Urządzenie należy wszak wyczyścić, opróżnić, uzupełnić albo w razie konieczności poddać kontroli technicznej (więcej informacji na stronie: chłodnictwo gastronomiczne). Jeżeli już dostęp do jego części jest utrudniony, każda z takowych czynności może wymagać dodatkowego czasu. Zdarza się też, że podczas planowania zwraca się uwagę głównie na parametry robocze, pomijając wymiary potrzebne do swobodnego otwierania drzwi, pokryw czy szuflad. Takie szczegóły wychodzą na jaw dopiero podczas codziennej eksploatacji i mogą wymuszać przekształcenie ustawienia innych elementów.
Na wyposażenie kuchni gastronomicznej składają się nie tylko i wyłącznie urządzenia służące do gotowania czy pieczenia. Równie ważne są powierzchnie robocze, miejsca do przechowywania, stanowiska mycia oraz rozwiązania pozwalające oddzielić poszczególne etapy przygotowywania żywności. Warto co więcej pamiętać, że potrzeby kuchni zmieniają się wraz z menu i sposobem organizacji pracy. Jeżeli już określone stanowisko jest wykorzystywane przez większość dnia, jego położenie może posiadać większe znaczenie niż w sytuacji detalu używanego sporadycznie. Przy kształtowaniu przestrzeni powinno się także uwzględnić zapasy produktów, naczynia, środki przeznaczone do utrzymania czystości a także miejsce na odpady. Pominięcie tych elementów prowadzi na prawdę bardzo często do sytuacji, w której podstawowe urządzenia są ustawione prawidłowo, ale brakuje na prawdę wygodnego miejsca na czynności towarzyszące produkcji.
Istotną kwestią pozostają również warunki techniczne pomieszczenia. Przed ustawieniem większych elementów trzeba sprawdzić między innymi dostępne przyłącza, sposobności wentylacji, nośność podłoża a także przestrzeń potrzebną do transportu urządzenia do środka. W starszych lub niedużych lokalach ograniczeniem może być nie tylko i wyłącznie powierzchnia kuchni, lecz również szerokość drzwi, korytarzy i przejść. W praktyce wpływa to na wybór wymiarów poszczególnych elementów, a w pewnych przypadkach powoduje konieczność podziału wyposażenia na mniejsze moduły (warto zobaczyć: wyposażenie kuchni gastronomicznej). Należy także uwzględnić sposób dostępu do urządzeń w trakcie czyszczenia i ewentualnych prac technicznych. Pozostawienie kilku centymetrów wolnej przestrzeni może mieć niewielkie znaczenie przy planowaniu, niemniej jednak zupełnie inaczej wygląda później, gdy powinno się dostać się do tylnej części urządzenia albo przesunąć je w celu utworzenia prac porządkowych.
Zobacz: urządzenia do gastronomii.