Zmiany w sposobie obsługi faktur elektronicznych wpływają nie tylko i wyłącznie na osoby zajmujące się księgowością, niemniej jednak również na pracowników dystrybucji, administracji i zakupów. W wielu organizacjach faktura przechodzi przez kilka etapów, zanim zostanie zaksięgowana albo przekazana do kolejnej obsługi. Może powstać w programie sprzedażowym, trafić do systemu finansowego, zostać sprawdzona przez inną osobę, a następnie otrzymać konkretny status.
W takim środowisku integracja KSeF staje się częścią większego procesu, a nie oddzielnym misją technicznym. Znaczenie ma głównie to, co dzieje się z dokumentem przed wysłaniem do KSeF i po otrzymaniu odpowiedzi z systemu. Jeżeli te etapy nie są ze sobą spójne, pracownik może być zmuszony do dodatkowego sprawdzania danych lub ręcznego uzupełniania informacji. Przy większej liczbie faktur takie czynności bardzo szybko zaczynają zajmować znaczną część czasu przeznaczonego na bieżącą obsługę dokumentów.
Przy kształtowaniu połączenia systemów warto rozpocząć od ustalenia, gdzie naprawdę powstają dane dotyczące faktury. Nie za każdym razem jest to program księgowy. W niektórych przypadkach dokument jest przygotowywany w systemie sprzedażowym, a księgowość otrzymuje go dopiero na późniejszym etapie. W innych organizacjach dane są wprowadzane bezpośrednio przez dział finansowy. Te różnice mają wpływ na sposób, w jaki powinna zostać przygotowana integracja z KSeF. Istotne jest także określenie, które informacje mają być pobierane samoczynnie, a które wymagają sprawdzenia przez pracownika. Zbyt nieduży zakres automatyzacji znaczy konieczność wykonywania wielu czynności ręcznie, jednakże zbyt szeroki może utrudnić kontrolę nad nietypowymi dokumentami. W praktyce wyjątkową uwagę należy zwrócić na sytuacje, w których faktura zawiera nieprawidłowe dane lub nie odpowiada przyjętym zasadom wewnętrznym. Samo przekazanie dokumentu między systemami nie rozwiązuje kłopotu, jeśli nie wiadomo, kto i na jakim etapie powinien podjąć decyzję.
Osobną kwestią jest odbieranie dokumentów wystawionych przez kontrahentów. Tutaj znaczenie ma nie tylko i wyłącznie możliwość pobrania faktury, lecz też jej dalsze przypisanie do dobrego procesu. Dokument może wymagać akceptacji, przypisania do konkretnego działu, sprawdzenia z zamówieniem lub przekazania do księgowania. Jeżeli integracja KSeF kończy się w momencie pobrania pliku, pozostałe działania wciąż muszą być zrealizowane w innych narzędziach. Z tego powodu przy analizie procesu warto przeanalizować całą drogę dokumentu, od pojawienia się informacji o fakturze aż do jej ostatecznego ujęcia w ewidencji. Warto też przewidzieć obsługę korekt i przypadków, w których dane nie mogą zostać samoczynnie przyporządkowane. To właśnie takie sytuacje pokazują, czy przyjęty model pracy odpowiada rzeczywistym potrzebom. Codzienna obsługa dokumentów rzadko ogranicza się bowiem do powtarzalnych przypadków, a wyjątki mogą wymagać ręcznej wyborów niezależnie od stopnia automatyzacji.
Znaczenie ma również sposób informowania użytkowników o przebiegu wymiany danych. Pracownik powinien wiedzieć, czy dokument został wysłany, czy jego obsługa wymaga dodatkowego działania a także gdzie znaleźć informację o występującym problemie. Bez przejrzystych statusów łatwo o sytuację, w której ten sam dokument zostanie sprawdzony kilka razy albo ponownie przekazany do systemu bez wyjaśnienia przyczyny wcześniejszego błędu. Przy integracji z KSeF trzeba więc brać pod uwagę również monitoring procesu i sposób reagowania na nieprawidłowości. Ważne pozostają prócz tego uprawnienia użytkowników, przechowywanie informacji potrzebnych do późniejszego odtworzenia historii dokumentu oraz sposobność ręcznej obsługi sytuacji, których system nie jest w stanie rozpoznać. Dopiero uwzględnienie tych elementów pozwala oszacować, jak zmieni się codzienna praca po połączeniu używanych narzędzi z KSeF.
Sprawdź tutaj: KSeF API dla programistów.