Sposób pracy z fakturami coraz częściej uzależniony jest od kilku połączonych ze sobą narzędzi, dlatego zmiana jednego elementu może wpłynąć na cały przepływ dokumentów. W sytuacji KSeF szczególnego znaczenia nabiera moment przekazywania danych a także późniejsze wykorzystanie informacji zwrotnej. Integracja KSeF może obejmować system sprzedażowy, program księgowy, magazyn, przepływ dokumentów albo inne rozwiązania używane w biznesie.
Zakres takiego połączenia nie musi być jednakże identyczny w każdej organizacji. Przy małej liczbie dokumentów część operacji może wciąż wymagać ręcznej obsługi, w trakcie gdy większa liczba faktur sprawia potrzebę dokładniejszego uporządkowania procesu. Z praktyki wynika, że trudności na prawdę bardzo często ukazują się nie przy samym przesłaniu dokumentu, lecz na styku różnych etapów pracy. O ile sprzedaż, księgowość i administracja korzystają z odmiennych zasad opisywania dokumentów, samo połączenie systemów nie usunie istniejących rozbieżności.
Przed rozpoczęciem prac związanych z integracją warto sprawdzić, jakie dane są obecnie przechowywane i gdzie powstają. Szczególnej uwagi wymagają informacje o kontrahentach, pozycjach faktury, podatku, numerach dokumentów a także datach związanych ze sprzedażą. Nie chodzi wyłącznie o sprawdzenie, czy określone pole istnieje w programie. Ważne jest też to, czy jest uzupełniane w sposób jednolity i czy może być poprawnie wykorzystane w następnym etapie. W codziennej pracy zdarzają się bowiem dokumenty nietypowe, zmiany danych kontrahentów czy sytuacje, w których faktura musi zostać poprawiona przed następnym przetwarzaniem. Jeżeli system samoczynnie pobiera nieaktualną informację, problem może zostać zauważony dopiero po wygenerowaniu dokumentu. Z tego powodu integracja z KSeF wymaga niekiedy uporządkowania danych, które wcześniej funkcjonowały bez większych problemów, ponieważ były kontrolowane przez pracownika podczas ręcznego wystawiania faktur.
Kolejnym zagadnieniem jest obsługa informacji zwrotnych. Wysyłka faktury nie powinna być traktowana jako pojedyncza czynność pozbawiona dalszych etapów. Po przekazaniu dokumentu trzeba rozpoznać jego status i stosownie zapisać go w systemie używanym przez przedsiębiorstwo. O ile operacja się nie powiedzie, przyczyna może mieć charakter techniczny lub wynikać z nieprawidłowych danych. To rozróżnienie ma praktyczne znaczenie. Ponowienie wysyłki może mieć sens w sytuacji chwilowego problemu z komunikacją, natomiast nie rozwiąże błędu znajdującego się w treści dokumentu. Warto zatem ustalić, które sytuacje mogą być obsługiwane w sposób automatyczny, a w których potrzebna jest ingerencja użytkownika. Ważne jest też wyświetlanie czytelnych komunikatów. Informacja, że wystąpił błąd, może być niewystarczająca, jeżeli już pracownik nie wie, którego dokumentu tyczy się problem i jakie działanie powinien podjąć.
W codziennej obsłudze znaczenie ma też sposób postępowania z fakturami, które trafiają do firmy od zewnętrznych podmiotów. Po ich odebraniu może być niezbędne przypisanie dokumentu do działu, zamówienia, projektu albo osoby odpowiedzialnej za akceptację. Nie każdy taki stopień da się wytworzyć na podstawie samych danych zawartych w fakturze, dlatego część wyborów może pozostać po stronie pracownika. Przy kształtowaniu procesu warto także przewidzieć korekty, dokumenty wymagające dodatkowej weryfikacji oraz sytuacje, w których automatyczne przypisanie okazuje się niemożliwe. Równie istotna jest historia operacji, pozwalająca sprawdzić, kiedy dokument został stworzony, przekazany, odebrany albo zmodyfikowany. Takie informacje są przydatne w szczególności wtedy, gdy prędzej czy później powinno się wyjaśnić, na jakim etapie pojawiła się niezgodność. Właśnie dlatego połączenie z KSeF trzeba rozpatrywać jako detal całego obiegu informacji, a nie wyłącznie jako mechanizm przesyłania faktur między dwoma systemami.
Źródło informacji: KSeF API.